Teams die doen wat ze zeggen. Zo krijg je ze.

Worden er in jouw team keer op keer mooie afspraken gemaakt, maar komt er vervolgens zo weinig van terecht?


Je bent niet de enige. Het is denk ik een van de meest voorkomende ergernissen van leidinggevenden. En hoe vaak je het team er ook maar aan herinnert dat er nog openstaande acties zijn, er verandert keer op keer maar weinig. Hoe komt dat nou? En vooral: wat kan je er aan doen zodat het team wél doet wat ze zegt?


Eerst even een uitstapje… 
Ik was deze zomer op vakantie en toevallig heeft dat vakantieadres ook een zwembad. Perfect, want na een paar dagen niks doen heb ik tijdens een relax-vakantie altijd wat activiteit nodig. Van twee of drie weken niks doen word ik doodongelukkig. Laat mij af en toe maar lekker wat actiefs doen.


In mijn vakantie ben ik daarom om de dag rond 9.15uur in het zwembad om wat baantjes te trekken. Het is bijzonder om te ontdekken hoeveel kinderen er op dat tijdstip al in het zwembad zijn. En al die kinderen nemen ook van alles mee. Ballen, opgeblazen eenhoorns, banden, noem het allemaal maar op. Het is om 9.30u vaak al een drukte van jewelste met alle kinderen en hun speelgoed in het zwembad. Daar tussendoor zwem ik mijn baantjes, waarbij ik af en toe een balletje probeer te ontwijken. Je kan je er vast wat bij voorstellen 😉


Een van die ochtenden viel het me op dat er een enorm bord bij de ingang van het zwembad hing. Zo’n bord waarop wordt omschreven wat je allemaal wel en niet mag in het zwembad. Ken je die borden? Op dit bord stond bijvoorbeeld welke zwemkleding je aan moet hebben, of je mag duiken, welk speelgoed je mee mag nemen in het zwembad, etc. etc. Voel je ‘m al aankomen…?


De praktijk in dat zwembad liet heel wat anders zien dan wat het bord voorschreef. Er werd bijvoorbeeld volop gedoken en met ballen gegooid, terwijl dat volgens het bord niet de bedoeling is. Blijkbaar zorgt het ophangen van een bord met regels er niet per se voor dat die regels in de praktijk op worden gevolgd. 


Terug naar jouw team of organisatie. In teams en afdeling worden regelmatig afspraken gemaakt over wat we gaan doen of hoe we samen willen werken. Vervolgens wordt dat uitgewerkt en verdwijnt het heel vaak in een (digitale) lade of prijkt het blaadje ergens op een prikbord. En als we elkaar dan al herinneren door middel van een opmerking zoals ‘Dat staat trouwens nog open’ of een vraag zoals ‘Wil je daar nog mee aan de slag gaan?’ worden er vervolgens vaak geen nieuwe concrete afspraken gemaakt. Gevolg? Er verandert vervolgens weinig tot niks.


Nog even over dat zwembad. Stel je voor dat jij moest zorgen dat die gedragsregels in het zwembad nageleefd zouden worden. Hoe zou je dat dan aanpakken? En waar zou je mogelijk tegenaan lopen als je met deze aanpak aan de slag gaat? Dikke kans dat er in eerste instantie weerstand komt. Hoe ga je daarmee om?


Probeer daarna eens de vertaalslag te maken naar je team, afdeling of organisatie: wat vraagt het van jou om daar ook de afspraken, besluiten en acties na te leven? Wat vraagt het van het team? En hoe ga je daar om met weerstand?


Vaak vergeten leidinggevenden om afspraken, besluiten en acties goed op te volgen met hun team, afdeling of organisatie en het gevolg is dat ze niet goed worden opgepakt of uitgevoerd. Het opstellen van regels en procedures e.d. is dus geen garantie voor het gewenste gedrag. Dat wil niet zeggen dat je als een soort handhaver op moet treden. Daar zijn ook elegante manieren voor, waarbij je team of afdeling zelf met suggesties komt. 


Hier enkele handige tips die je meteen toe kan passen:

• Maak bij elk overleg een overzicht van afspraken, besluiten en acties en koppel hier een wie, wat, wanneer aan. Liefst SMART dus.
  
  
• Kom elk overleg terug op deze acties. Idealiter werken mensen dit overzicht zelf bij met een conclusie of resultaat, zodat je niet alles langs hoeft te lopen in het overleg. Alleen speciale opmerkingen of openstaande acties pak je nog even op en daar koppel je een nieuwe deadline aan. Vraag ook even of er nog ergens hulp bij nodig is, dat kan soms ook helpen.
  
  
• Als een deadline maar verschoven blijft worden, is het belangrijk om het gesprek aan te gaan: waardoor komt dit? En vooral: hoe en wanneer gaat dit opgelost worden? Welke hulp is er eventueel nodig?
  
  
  Als dit verschuiven van deadlines een patroon is bij meer mensen dan is het ook belangrijk om te bespreken hoe jullie hier gezamenlijk mee om willen gaan vanaf nu. Dan maak je dus afspraken over verantwoordelijkheid en eigenaarschap, waar je vanaf dan op terug kan komen als er weer deadlines worden verschoven.
  
  
• Kom ook tussen meetings door op afspraken, besluiten en acties terug. Zeker als het individuele zaken betreft. Pols even hoe het gaat (ook als het goed gaat), geef een compliment als mensen initiatief tonen en vraag wat er nodig is als men tegen problemen aanloopt. 

Natuurlijk zijn er nog veel meer elementen die bepalen of een team doet wat het zegt. Denk bijvoorbeeld aan de veiligheid in een team, de mate waarin teamleden zich uitspreken, de communicatieve vaardigheden van teamleden en nog veel meer. 


Zou jij hier als leidinggevende dolgraag meer over willen weten of willen weten hoe je een positievere houding en meer verantwoordelijkheid in je team of afdeling kan creëren?
Of hoe je ervoor zorgt dat jij minder aapjes op je schouder krijgt en ervoor zorgt dat de juiste mensen taken oppakken?


Wil je weten hoe je meer uit de operatie komt?
Of heb je een andere vraag? 


In de komende weken organiseren we gratis hotseat-sessies voor leidinggevenden, waar je meer leert over deze thema’s en je jouw vragen over leiderschap kan stellen. Zo kan jij ervaren hoe leidinggeven door middel van handige en praktische stappen veel leuker en makkelijker wordt en meer resultaat oplevert.


De eerste hotseat-sessies zijn op woensdag 15 september om 13:00 uur en op dinsdag 21 september om 16:00 uur. Doe je ook mee? 


Schrijf je dan nu op deze pagina in voor een van de hotseat-sessies, zodat we je de link naar de meeting kunnen sturen.

Een fijne dag!

Dynamic Minds helpt je om met meer gemak en plezier leiding te geven aan je team, afdeling of organisatie door leiderschap te ontwikkelen. Wil je meer inspiratie en praktische tips? Meld je dan hier aan.